Cómo hacer una nómina paso a paso
¿Necesitas saber cómo hacer la nómina para tus trabajadores? Te explico paso a paso cómo crearla.
¿Qué es una nómina?
Una Nómina o recibo de salarios, es un documento en el que figura la liquidación o el pago del sueldo a un trabajador.
Este documento debe entregarse al trabajador como un recibo individual que justifica el pago del salario. El recibo individual de salarios debe seguir el modelo que te muestro más adelante.
La nómina debe informar del importe total de la cotización a la Seguridad Social, indicando que parte se corresponde con la aportación del empresario y qué parte al trabajador.
¿Cuál es el periodo de elaboración de una nómina?
La nómina se encuadra en el periodo que conforman los meses naturales (de duración variable: 28, 29, 30 o 31 días).
Las empresas que abonen a los trabajadores salarios por períodos inferiores (al mes natural) deben documentar dichos abonos como anticipos a cuenta de la liquidación definitiva, que se debe figurar en el recibo individual mensual del salario del trabajador (en la nómina).
Obligación de firmar la nómina por parte del trabajador
La nómina debe ser firmada por el trabajador al hacerle entrega del duplicado de la misma y abonar, en efectivo, en cheque u otra modalidad de pago, la cantidad resultante de la liquidación.
La firma del recibo da fe de la percepción por parte del trabajador de dicha cantidad, sin que suponga su conformidad con la misma.
Cuando el abono se realiza mediante transferencia bancaria, el empresario debe entregar al trabajador el duplicado del recibo, pero no es necesario recabar su firma, ya que se entiende sustituida por el comprobante del abono expedido por el banco.
Modelo de una nómina
¿Cuánto tiempo se debe conservar y guardar las nóminas o recibos de salarios?
Las nóminas o recibos individuales de salarios expedidos a los trabajadores, se han de archivar y conservar por las empresas, junto con los boletines de cotización a la Seguridad Social, durante un periodo mínimo de 4 años.
Infracciones en las que puedes incurrir en la creación de una nómina
Algunas de las infracciones que se le atribuyen al recibo de salarios son:
Cómo se hace una nómina
Sigue los pasos que te detallo a continuación para saber como hacer una nómina.
Paso 1: Rellena el encabezado de la nómina
Especifica los datos de la empresa y del trabajador.
Datos de la empresa
- Empresa: El nombre o razón social de la misma.
- Domicilio: La dirección de la empresa o el del centro de trabajo, cuando este no coincida con el de la empresa.
- CIF: El código de identificación fiscal, actualmente número de identificación fiscal (NIF).
- CCC: El código de cuenta de cotización.
Datos del trabajador
- Trabajador: El nombre y apellidos del mismo.
- NIF: El número identificativo fiscal del trabajador.
- Núm. Afil. Seguridad Social: El número de afiliación a la Seguridad Social.
- Grupo profesional: El grupo profesional al que pertenece el trabajador.
- Grupo de cotización: El grupo de cotización al que pertenezca el trabajador.
Paso 2: Periodo de liquidación
Se pueden dar 2 tipos de casos: que el trabajador se haya dado alta en la seguridad social el mes completo o que solo haya trabajado unos días.
Si el trabajador no ha trabajado todos los días del mes, se deberá indicar el número de días que ha trabajado. Por ejemplo:
| Periodo de liquidación: del 15 de abril al 30 de abril del año 2023. | Total días: 16 |
Si el trabajador estuvo de alta todo el mes del día 1 hasta finalizar el último día del mes, debes tener en cuenta el tipo de retribución a la que está acogido el trabajador: retribución mensual o diaria.
-> Cumplimenta la liquidación de la nómina
Dependiendo del tipo de retribución: mensual o diaria, deberás añadir el total de días naturales que tiene el mes que liquidación (28, 29, 30 o 31), incluyendo no solo los días trabajados, sino también los festivos comprendidos en el periodo de que se trate.
En el caso de la retribución mensual (la más habitual), cuando el trabajador recibe el pago mensual, el recuadro correspondiente al total de días se cumplimenta poniendo 30, aunque se trate de un mes que tenga 28, 29 o 31 días. Ejemplo:
| Periodo de liquidación: del 1 de Mayo al 31 de Mayo del año 2023. | Total días: 30 días. |
Si el trabajador percibe retribución diaria, en dicho recuadro se pone el total de días que tenga el mes de que se trate: 28, 29, 30 o 31 días.
| Periodo de liquidación: del 1 de Mayo al 31 de Mayo del año 2023. | Total días: 31 días. |
Paso 3: Cálculo de Devengos
Los devengos son las cuantías que recibe el trabajador, independientemente de que tengan o no consideración de salario y de qué coticen o no a la Seguridad social.
La sección de Devengos se compone: de las Percepciones Salariales y de las Percepciones no Salariales.
1. Percepciones salariales
Se distribuye en Salario base, Complementos salariales, Horas extraordinarias, Horas complementarias, Gratificaciones extraordinarias y Salario en especie.
-> Cómo calcular las Percepciones Salariales.
El importe del Salario base figura en el convenio colectivo de la empresa y depende del grupo profesional y la función. El grupo profesional será el establecido en el contrato del trabajador. Ejemplo de un convenio colectivo:
En este ejemplo, si en el contrato del trabajador figura como Auxiliar administrativo (perteneciente al grupo IV), el salario base serían 1004,60 euros.
Los complementos salariales son estipulados en función de las siguientes circunstancias:
Complementos por condiciones personales del trabajador.
El importe se fijará en función de lo que figure en convenio o en el contrato del trabajador. Pueden ser de tipo:
Complementos por trabajo realizado o puesto de trabajo.
Su percepción depende exclusivamente del ejercicio de la actividad profesional en el puesto asignado, por lo que si varía el puesto de trabajo o la forma de realizar la actividad profesional, no se tiene derecho a seguir percibiéndolos.
Complementos por resultados de la empresa.
Dentro de estos complementos cabe destacar la participación en beneficios que se establece por convenio colectivo o contrato individual.
Si se acuerda que la remuneración consista, total o parcialmente, en la participación en los beneficios de la empresa, se han de liquidar anualmente, en cuanto se fije el balance.
La participación de beneficios, salvo pacto en contrario, no autoriza la compensación de los años
de pérdidas con los de ganancias.
Si el trabajador es empleado o extingue su contrato dentro del ejercicio económico, tiene derecho a
la parte proporcional de los beneficios del año.
La prestación de trabajo en horas extraordinarias será voluntaria, salvo que su realización se
haya pactado en convenio colectivo o contrato de trabajo.
Se entiende por horas extraordinarias aquellas horas de trabajo que se realicen sobre la duración
máxima de la jornada de trabajo, fijada de acuerdo con el artículo 34 del ET.
Mediante convenio colectivo o, en su defecto, contrato individual se puede optar entre abonar las horas extraordinarias en la cuantía que se fije, que no podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido. En ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los 4 meses siguientes a su realización.
El número de horas extraordinarias no podrá ser superior a 80 al año. Para los trabajadores que por la modalidad o duración de su contrato realizasen una jornada en cómputo anual inferior a la jornada general en la empresa, el número máximo anual de horas extraordinarias se reducirá en la misma proporción que exista entre tales jornadas.
Si la jornada anual fuese inferior a la jornada general en la empresa, el número máximo anual se
reducirá en la misma proporción que exista entre tales jornadas.
A efectos del cómputo del número máximo de horas extraordinarias anuales no se computarán ni
las que hayan sido compensadas mediante descanso ni las de fuerza mayor.
Se consideran horas complementarias las realizadas como adición a las horas ordinarias pactadas
en el contrato a tiempo parcial.
Son aquellas retribuciones que tienen una periodicidad en su percepción superior al mes: pagas extraordinarias, participación en beneficios y otras gratificaciones extraordinarias pactadas en convenio colectivo.
El artículo 42 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del IRPF, señala que «constituyen rentas en
especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de
forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para
quien las conceda».
Cuando el pagador de las rentas entregue al trabajador importes en metálico para que este adquiera
los bienes, derechos o servicios, la renta tendrá la consideración de dineraria.
2. Percepciones no salariales
Son retribuciones percibidas por el trabajador, no por el desarrollo de su actividad laboral, sino como
compensación de gastos ocasionados por la ejecución del trabajo o para cubrir necesidades o situaciones de inactividad no imputables al trabajador.
Se le atribuyen: Indemnizaciones o suplidos, prestaciones e indemnizaciones de la seguridad social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos y otras percepciones no salariales.
Se entiende por tales las compensaciones económicas que abona el empresario al trabajador por los
gastos realizados por este como consecuencia de su actividad laboral.
Las prestaciones son las medidas técnicas o económicas que arbitra el sistema de la Seguridad So-
cial para hacer frente a los estados de necesidad en los que se puedan encontrar los individuos.
Con respecto a la nómina, las prestaciones de la Seguridad Social son cantidades que delegadamente
paga el empresario, si bien, posteriormente, el Instituto Nacional de la Seguridad Social (en adelante, INSS) le resarce de lo que haya abonado. En concreto, es prestación de pago delegado la incapacidad temporal.
Las cantidades percibidas por estos conceptos tampoco tienen la consideración de salario.
En este apartado de la nómina se incluyen aquellas otras retribuciones percibidas por los trabajadores siempre que no tengan la consideración de salario (por ejemplo, mejoras por IT concedidas por las empresas).
Paso 3: Deducciones
Las deducciones son aquellas cantidades que se restan a la suma del total devengado, obteniéndose así el líquido total a percibir.
Las deducciones aplicadas sobre el total devengado hacen que la remuneración total bruta se convierta en neta.
Las deducciones más importantes de la nómina por su generalidad, periodicidad y cuantía son la cuota que el trabajador paga a la Seguridad Social y el IRPF.
Cálculo de deducciones
1. Aportación del trabajador a las cotizaciones a la seguridad social
En el momento de confeccionar el recibo de salarios correspondiente al mes que se liquida, el empresario está obligado a deducir la cuota del trabajador que, como cotización a la Seguridad Social, le corresponde abonar.
Contingencias comunes
En el año 2023, el porcentaje de contingencias comunes, es del 4,70%.
Desempleo
En el 2023 dependiendo del tipo de contrato: de tipo general, de duración determinada a tiempo completo o a tiempo parcial, el porcentaje de cálculo del desempleo en la nómina, será de 1,55% o 1,60%.
Formación profesional
En el 2022, el porcentaje de formación profesional, es de 0,10%.
Horas extraordinarias
En el 2023, el porcentaje de horas extraordinarias de fuerza mayor, es de 2,00%.
El resto de horas extraordinarias es del 4,70%.
2. Impuesto sobre la renta de las personas físicas
Este apartado se corresponde con la retención del IRPF que se aplica a las retribuciones dinerarias del trabajador.
No debes confundirla con el ingreso a cuenta del IRPF que se aplica sobre las retribuciones en especie.
3. Anticipos
En esta sección se refleja las cantidades que se corresponden con los siguientes tipos de anticipos.
Tipos de anticipos:
- Anticipos a cuenta del trabajo ya realizado.
- Indemnizaciones por extinción de contrato de trabajo por causas objetivas.
- Préstamos empresariales con garantía de salario
- Pensiones de alimentos a cónyuge e hijos en caso de separación o divorcio.
- Pagos del salario con periodicidad inferior a la mensual.
4. Valor de productos recibidos en especie
El importe con el que se valora los productos en especie se deducirá del total devengado con la finalidad de que el trabajador perciba en dinero efectivo lo que le corresponda.
Partiendo del artículo 26 del ET, en ningún caso el salario en especie podrá superar el 30% de las percepciones salariales del trabajador, ni dar lugar a la minoración de la cuantía íntegra en dinero del SMI.
5. Otras deducciones
En otras deducciones se detallarán:
- Las deducciones de anticipos pueden figurar indistintamente en la casilla Anticipos o en Otras deducciones.
- Deducciones de carácter sindical: cuota sindical y el canon de negociación.
La cuota sindical es el recurso económico básico de los sindicatos y está constituida por las aportaciones de los trabajadores sindicados. Pueden ser cuotas fijas o proporcionales a los salarios que reciben tus trabajadores.
Deberás proceder al descuento de la cuota sindical sobre el salario del trabajador afiliado y a la transferencia a solicitud del sindicato.
Siempre se requiere la previa conformidad del trabajador, que no es necesario formalizarla por escrito.
En cuanto al canon de negociación se refleja en los convenios colectivos para establecer cláusulas por las que los trabajadores incluidos en su ámbito de aplicación atiendan económicamente la gestión de los sindicatos de la comisión negociadora, fijando un canon económico y las modalidades de abono.
Una vez determinada la cuantía del canon y la asunción por tu parte del deber de descontar su importe, se requiere conformidad escrita del trabajador antes de practicar la deducción.
Paso 4: Determinación de la bases de cotización a la seguridad social y conceptos de recaudación conjunta y de la base sujeta a retención del IRPF y aportación de la empresa.
1. Contingencias comunes
Para calcular las bases de las contingencias comunes debemos tener en cuenta si el trabajador percibe: una retribución mensual o una diaria.
-> Importe remuneración mensual
En este apartado se especifica el importe total resultado de la suma de las remuneraciones contabilizadas en el mes.
BASE DE COTIZACIÓN DE CONTINGENCIAS COMUNES: IMPORTE ANUAL ESTIMADO / 12
El resultado obtenido de la fórmula, se debe comprobar si se encuentra comprendido entre la base mínima y la base máxima correspondientes al grupo de cotización de la categoría profesional del trabajador (según la siguiente tabla para 2023), la base de cotización por contingencias comunes estará constituida por dicha cantidad.
Ejemplo de cálculo de base de cotización de contingencias comunes
Un trabajador recibe 21.000 euros brutos al año en 12 pagas y su grupo de cotización es el 5.
21.000/ 12 = 1.750 euros brutos al mes
El importe se encuadra entre la base mínima que son 1166,70 euros y la máxima que son 4139,40 euros. Al estar comprendida entre estas dos cantidades la base de cotización será 1.750 euros.
Si se supera la base máxima la base de cotización de contingencias comunes sería 4.139,40 euros.
Si la cantidad no llegase a la base mínima, la base de cotización de contingencias comunes sería 1.166,70.
En el caso de que el trabajador reciba retribuciones diarias, se sumarán el total de éstas y se multiplicarán por el total de días del mes.
-> Importe prorrata pagas extraordinarias
Se consignan en este apartado la parte proporcional de las gratificaciones extraordinarias y aquellos otros conceptos retributivos que tengan una periodicidad en su devengo superior a la mensual o no tengan carácter periódico. Si el prorrateo es diario, se multiplicará por el número de días del mes.
Sumando las retribuciones computables en el mes y la parte proporcional de gratificaciones extraordinarias y demás conceptos retributivos de devengo superior al mensual o que no tengan carácter periódico se obtendrá la base de cotización de contingencias comunes, que como ya se ha indicado se reflejará en el apartado «total».
2. Contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta
Se obtiene en la misma forma que la de contingencias comunes, con las siguientes salvedades:
En las retribuciones computables se incluye la correspondiente a las horas extraordinarias.
La cantidad que resulte no se encuentra limitada por las bases mínimas y máximas correspondientes al grupo de cotización del trabajador, sino por el tope máximo y mínimo de cotización a la Seguridad Social, esto es, la cuantía resultante no podrá, para el ejercicio del año 2023, superar la cantidad de 4.070,10 euros mensuales , ni ser inferior al SMI vigente (900 € /mes) incrementado por el prorrateo de las percepciones de vencimiento superior al mensual que perciba el trabajador, sin que pueda ser inferior a la cuantía siguiente: 1.050 euros mensuales.
AT y EP
En el año 2023, busca en este documento el porcentaje de tarifa de primas de A.P. y E.T., que se corresponde con el código CNAE de la actividad empresarial del negocio.
Por ejemplo, en el caso de la actividad de artes gráficas y reproducción de soportes grabados sería el 2% para el AP y el EP.
Desempleo
En el 2023 dependiendo del tipo de contrato: de tipo general, de duración determinada a tiempo completo o a tiempo parcial, el porcentaje de cálculo del desempleo en la nómina, será de 5,50% o 6,70%.
Formación profesional
En el 2023, el porcentaje de Formación Profesional, es de 0,60%.
Fondo Garantía Salarial
En el 2023, el porcentaje de FOGASA es del 0,20%.
3. Cotización adicional de horas extraordinarias
La remuneración que obtengan los trabajadores por horas extras, con independencia de su cotización
a efectos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, estará sujeta a una cotización adicional por parte de empresarios y trabajadores, con arreglo a los tipos que se establezcan en la correspondiente LPGE. De esto se deduce que por horas extraordinarias se cotiza dos veces, una porque su importe se incluye en la base de cotización de contingencias profesionales, y otra por lo dispuesto en este apartado.
4. Base sujeta a retención del IRPF
El tipo de retención calculado, se aplicará sobre las retribuciones dinerarias mensuales del trabajador y sobre las cantidades no periódicas, según se indicó.
Es muy importante tener siempre en cuenta, tanto a efectos de calcular los ingresos anuales del trabajador para determinar el tipo de retención aplicable, como a efectos de calcular los ingresos mensuales del trabajador, que son los que constituyen la base del IRPF, las percepciones que están sujetas y las no sujetas a gravamen de este impuesto.
Descargar Plantilla de una nómina en Excel
