Cómo contabilizar una nómina
Antes de saber cómo contabilizar una nómina debes tener en cuenta varios aspectos que influyen en el registro del asiento.
En España, los trabajadores por cuenta ajena cobran la nómina a mes vencido.
Una vez trabajado el mes, recibes el salario de dicho período (a finales del mismo o principios del siguiente).
En general, las empresas suelen pagar la nómina unos días antes de finalizar el mes como un beneficio para los empleados.
Los empleados de sueldos más bajos, suelen solicitar que el ingreso de su nómina se haga con suficiente antelación en su cuenta bancaria, ya que a principios de mes es cuándo suelen pasar los recibos de los suministros de sus viviendas como pueden ser el alquiler, agua, luz o teléfono.
Si en tu empresa, la parte laboral es gestionada por una asesoría externa o por una persona que lleve el departamento laboral, en la mayoría de los casos utilizan el programa A3Nom. Os pasará mensualmente un fichero resumen que se exporta del A3Nom.
Cuenta contable 465 para cada trabajador
Lo que se suele hacer es crear en el Plan General Contable del software que utilices, una cuenta contable 465/XX por cada uno de los empleados de la empresa para poder llevar un control mas exhaustivo de los pagos de cada empleado.
Cómo registrar el pago de la nómina
El pago de las nóminas suele ser una remesa bancaria donde se incluyen todas las transferencias que se le van a hacer a los empleados.
Una vez que vayas a contabilizar el extracto bancario, el pago de la nómina se llevará a la cuenta de cada uno de los empleados que corresponda.
El asiento se contabilizará una vez venga reflejado en el extracto bancario. Puede haber un margen de un día. Si el pago se hace el Viernes o en fin de semana, hasta el lunes no lo veremos reflejado en el banco.
Para contabilizar la remesa bancaria de las nóminas desglosaremos el pago único que verás en el extracto bancario, en las diferentes cuentas contables de remuneración de nóminas de los empleados (465).
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 46500001 | Rodríguez Perez, Antonio | 1.500,00 | |
| 46500002 | Sánchez Varela, Eugenio | 1.500,00 | |
| 46500003 | García Ramírez, Elena | 3.000,00 | |
| 46500004 | Lema Santiago, Pedro | 3.000,00 | |
| 46500005 | Martínez Sánchez, Sofía | 1.000,00 | |
| 57200000 | Pago de nóminas Marzo 2021 | 10.000,00 |
Ejemplo real de una nómina
Ponemos un ejemplo de nómina que se exporta de A3Nom:
En este ejemplo el pago de la nómina se realizó a día 27/03/2021.
Crea el asiento del pago que aparecería en el extracto bancario:
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 465000001 | SANCHEZ RODRÍGUEZ, MARIA | 1.184,64 | |
| 572000000 | PAGO NÓMINA MARZO 2021 | 1.184,64 |
Si este proceso no lo tienes automatizado en el software contable que utilizas, haz un asiento manual individual por cada uno de los empleados.
Este tipo de asiento es el de una nómina habitual. Contabilizamos la nómina a 31/03/2021.
El asiento resultante es:
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 640000000 | Sueldos y Salarios | 1.436,28 | |
| 642000000 | Seguridad Social a cargo de la empresa | 442,37 | |
| 476000000 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | | 533,58 |
| 475100001 | Retenciones practicadas de empleados | | 160,43 |
| 465000001 | Sánchez Rodríguez, María | | 1.184,64 |
Comprobación de la contabilización de las nóminas
Una vez contabilizada la nómina SIEMPRE se debe hacer una serie de comprobaciones para evitar problemas.
Debes ir a la ficha de mayor de la cuenta 465 del empleado correspondiente (si solo has contabilizado la nómina de un trabajador) y comprobar que que la ficha de mayor queda con saldo cero.
Si son varios empleados para poder ver si ha quedado el saldo a 0 de todas las cuentas. Listaremos un balance de sumas y saldos en el que utilizaremos los filtros de:
- Cuenta contable: del 465000000 a la 465999999
- Fecha: del 01/03/2021 a la 31/03/2021
Si tu programa contable no te permite filtrar en el Balance de Sumas y Saldos, deberás ir a la ficha de mayor de cada uno de los empleados revisando que quedan todos a saldo 0.
Contabilización de un anticipo de nómina
Puede ocurrir que se hubiera hecho un anticipo de nómina el mes anterior a un trabajador, por lo que debes compensar el anticipo según lo acordado con él, en la nómina de este mes.
Como contables cuando sacamos el extracto bancario para contabilizar veremos un cargo en el banco de una nómina fuera de la fecha habitual. Debemos preguntar a la persona que realiza los pagos de las nóminas en la empresa para saber el trabajador al que hace referencia y crear una cuenta contable 4600/X a nombre del trabajador para llevar un control del pago. El asiento se registrará con la contabilización del extracto bancario llevando el pago de la nómina a la cuenta contable 460 correspondiente a este trabajador. Para registrar el anticipo y llevar un mejor control, creamos una cuenta contable 4600/X por trabajador.
Siguiendo con el ejemplo anterior, la trabajadora pide un anticipo de 1000 euros.
Contabilizar el asiento de pago de anticipo de nómina
Se contabiliza el anticipo a fecha en el que se paga al trabajador por el banco.
Asiento contable del pago de anticipo a la trabajadora:
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 460000001 | Sánchez Rodríguez, María | 1.000,00 | |
| 572000000 | Anticipo Nómina Marzo | 1.000,00 |
Cuando registremos la nómina de la trabajadora, si el acuerdo con la empresa ha sido compensar en la siguiente nómina, lo que haremos será llevar los 1.000,00 euros a la 460 para dejarla a saldo 0, y el resto de su sueldo neto se llevará a la 465.
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 640000000 | Sueldos y Salarios | 1436,28 | |
| 642000000 | Seguridad Social a cargo de la empresa | 442,37 | |
| 476000000 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | | 533,58 |
| 475100001 | Retenciones practicadas de empleados | | 160,43 |
| 460000001 | Sánchez Rodríguez, María | 1.000,00 | |
| 465000001 | Sánchez Rodríguez, María | | 184,64 |
Cómo contabilizar una nómina con bonificación de formación
Primero se registra la factura de la formación que ha recibido el trabajador y el pago del curso.
Se crea una cuenta contable para este acreedor de servicios con la cuenta 4100/X. Si queremos llevar un control más claro de la parte de formación para la bonificación, podemos optar por crear una cuenta contable 649 por trabajador, o indicar el nombre del trabajador en el concepto. Dependerá de si en tu empresa hay muchas formaciones o pocas a lo largo del año.
El asiento de la factura de formación:
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 649000000 | Formación Eva López Sánchez | 420,00 | |
| 410000001 | Instituto Ibérica SL | 420,00 |
Cuando aparezca el pago en el extracto bancario lo llevamos a la cuenta de acreedores varios que hemos creado para este acreedor de servicios. El asiento del pago de la factura de formación:
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 410000001 | Instituto Ibérica SL | 420,00 | |
| 572000000 | Transf Fra 15 Instituto Ibérica SL | 420,00 |
Contabilizar el pago de la nómina
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 465000001 | Sánchez Rodríguez, María | 1184,64 | |
| 572000000 | Pago nómina Marzo 2021 | 1184,64 |
Cómo contabilizar una nómina con bonificación
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 640000000 | Sueldos y Salarios | 1436,28 | |
| 642000000 | Seguridad Social a cargo de la empresa | 442,37 | |
| 476000000 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | | 533,58 |
| 475100001 | Retenciones practicadas de empleados | | 160,43 |
| 465000001 | Sánchez Rodríguez, María | | 1184,64 |
| 471000000 | Organismos de la Seguridad Social, deudores | 420,00 | |
| 740000000 | Subvenciones, donaciones y legados a la explotación | 420,00 |
Contabilización del pago de la seguridad social y bonificación
Los Seguros Sociales los debe pagar la empresa en el mes siguiente al de su devengo. Es decir, para la nómina del mes de Marzo, los seguros sociales correspondientes deberán abonarse antes del 30 de Abril. El pago se puede realizar mediante domiciliación en cuenta o pago en ventanilla.
Dicho esto, cuando llegue el día 30/04/2021 se cargarán en cuenta (si tienes los pagos domiciliados), los seguros sociales y tendrás que realizar el siguiente asiento:
| CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 471000000 | Organismos de la Seguridad Social, deudores | 420,00 | |
| 476000000 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 533,58 | |
| 572000000 | Pago Seguridad Social Marzo | 113,58 |
Comprobación de la contabilización de nómina
Como siempre realizaremos las comprobaciones para ver que queda correctamente contabilizado.
Comprueba la ficha de mayor de la cuenta contable 471 y 465 que quedan con saldo cero.
Además, debes comprobar las cuenta 476 del mes anterior con el pago de este mes de los seguros sociales, listando un sumas y saldos con los filtros:
- Cuenta contable: del 476000000 a la 4760000000
- Fecha: del 28/02/2021 a la 30/03/2021
FICHA DE MAYOR DE LA 4760000000
| FECHA | CUENTA | CONCEPTO | DEBE | HABER | SALDO |
|---|---|---|---|---|---|
| 28/02/2021 | 465000001 | Nómina Febrero | 1184,64 | 1184,64 | |
| 30/03/2021 | 572000000 | Pago Seguridad Social Febrero | 1184,64 | 0,00 | |
| 31/03/2021 | 465000001 | Nómina Marzo | 1184,64 | 1184,64 | |
| 30/04/2021 | 572000000 | Pago Seguridad Social Marzo | 1184,64 | 0,00 |
Con esta comprobación verás como queda a 0 la ficha de mayor
Truco: Para que te sea fácilmente comprobar que la cuenta 476 queda a cero. Lo mejor es que el asiento de nóminas lo contabilices en una fecha diferente al pago de la seguridad social. Es decir, si la Seguridad Social carga en el banco los seguros sociales a fecha 31/03/2021 (esta fecha es inamovible, no queremos descuadrar la contabilidad del banco), el asiento contable de la nómina lo crearemos a 30/03/2021.
* Esta guía sigue en continuas ampliaciones y actualizaciones.
Lee otras guías que te pueden ser de utilidad: Holded
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