Cómo contabilizar una nómina

Cómo contabilizar una nómina

Antes de saber cómo contabilizar una nómina debes tener en cuenta varios aspectos que influyen en el registro del asiento.

En España, los trabajadores por cuenta ajena cobran la nómina a mes vencido.

Una vez trabajado el mes, recibes el salario de dicho período (a finales del mismo o principios del siguiente).

En general, las empresas suelen pagar la nómina unos días antes de finalizar el mes como un beneficio para los empleados.

Los empleados de sueldos más bajos, suelen solicitar que el ingreso de su nómina se haga con suficiente antelación en su cuenta bancaria, ya que a principios de mes es cuándo suelen pasar los recibos de los suministros de sus viviendas como pueden ser el alquiler, agua, luz o teléfono.

Si en tu empresa, la parte laboral es gestionada por una asesoría externa o por una persona que lleve el departamento laboral, en la mayoría de los casos utilizan el programa A3Nom. Os pasará mensualmente un fichero resumen que se exporta del A3Nom.

Cuenta contable 465 para cada trabajador

Lo que se suele hacer es crear en el Plan General Contable del software que utilices, una cuenta contable 465/XX por cada uno de los empleados de la empresa para poder llevar un control mas exhaustivo de los pagos de cada empleado.

Cómo registrar el pago de la nómina

El pago de las nóminas suele ser una remesa bancaria donde se incluyen todas las transferencias que se le van a hacer a los empleados.

Una vez que vayas a contabilizar el extracto bancario, el pago de la nómina se llevará a la cuenta de cada uno de los empleados que corresponda.

El asiento se contabilizará una vez venga reflejado en el extracto bancario. Puede haber un margen de un día. Si el pago se hace el Viernes o en fin de semana, hasta el lunes no lo veremos reflejado en el banco.

Para contabilizar la remesa bancaria de las nóminas desglosaremos el pago único que verás en el extracto bancario, en las diferentes cuentas contables de remuneración de nóminas de los empleados (465).

CUENTACONCEPTODEBEHABER
46500001Rodríguez Perez, Antonio1.500,00
46500002Sánchez Varela, Eugenio1.500,00
46500003García Ramírez, Elena3.000,00
46500004Lema Santiago, Pedro3.000,00
46500005Martínez Sánchez, Sofía1.000,00
57200000Pago de nóminas Marzo 202110.000,00

Ejemplo real de una nómina

Ponemos un ejemplo de nómina que se exporta de A3Nom:

EJEMPLO DE NÓMINA
Fuente: Elaboración Propia

En este ejemplo el pago de la nómina se realizó a día 27/03/2021.

Crea el asiento del pago que aparecería en el extracto bancario:

CUENTACONCEPTODEBEHABER
465000001SANCHEZ RODRÍGUEZ, MARIA1.184,64
572000000PAGO NÓMINA MARZO 20211.184,64

Si este proceso no lo tienes automatizado en el software contable que utilizas, haz un asiento manual individual por cada uno de los empleados.

Este tipo de asiento es el de una nómina habitual. Contabilizamos la nómina a 31/03/2021.

El asiento resultante es:

CUENTACONCEPTODEBEHABER
640000000Sueldos y Salarios1.436,28
642000000Seguridad Social a cargo de la empresa442,37
476000000Organismos de la Seguridad Social, acreedores533,58
475100001Retenciones practicadas de empleados160,43
465000001Sánchez Rodríguez, María1.184,64

Comprobación de la contabilización de las nóminas

Una vez contabilizada la nómina SIEMPRE se debe hacer una serie de comprobaciones para evitar problemas.

Debes ir a la ficha de mayor de la cuenta 465 del empleado correspondiente (si solo has contabilizado la nómina de un trabajador) y comprobar que que la ficha de mayor queda con saldo cero.

Si son varios empleados para poder ver si ha quedado el saldo a 0 de todas las cuentas. Listaremos un balance de sumas y saldos en el que utilizaremos los filtros de:

  • Cuenta contable: del 465000000 a la 465999999
  • Fecha: del 01/03/2021 a la 31/03/2021

Si tu programa contable no te permite filtrar en el Balance de Sumas y Saldos, deberás ir a la ficha de mayor de cada uno de los empleados revisando que quedan todos a saldo 0.

Contabilización de un anticipo de nómina

Puede ocurrir que se hubiera hecho un anticipo de nómina el mes anterior a un trabajador, por lo que debes compensar el anticipo según lo acordado con él, en la nómina de este mes.

Como contables cuando sacamos el extracto bancario para contabilizar veremos un cargo en el banco de una nómina fuera de la fecha habitual. Debemos preguntar a la persona que realiza los pagos de las nóminas en la empresa para saber el trabajador al que hace referencia y crear una cuenta contable 4600/X a nombre del trabajador para llevar un control del pago. El asiento se registrará con la contabilización del extracto bancario llevando el pago de la nómina a la cuenta contable 460 correspondiente a este trabajador. Para registrar el anticipo y llevar un mejor control, creamos una cuenta contable 4600/X por trabajador.

Siguiendo con el ejemplo anterior, la trabajadora pide un anticipo de 1000 euros.

Contabilizar el asiento de pago de anticipo de nómina

Se contabiliza el anticipo a fecha en el que se paga al trabajador por el banco.

Asiento contable del pago de anticipo a la trabajadora:

CUENTACONCEPTODEBEHABER
460000001Sánchez Rodríguez, María1.000,00
572000000Anticipo Nómina Marzo1.000,00

Cuando registremos la nómina de la trabajadora, si el acuerdo con la empresa ha sido compensar en la siguiente nómina, lo que haremos será llevar los 1.000,00 euros a la 460 para dejarla a saldo 0, y el resto de su sueldo neto se llevará a la 465.

CUENTACONCEPTODEBEHABER
640000000Sueldos y Salarios1436,28
642000000Seguridad Social a cargo de la empresa442,37
476000000Organismos de la Seguridad Social, acreedores533,58
475100001Retenciones practicadas de empleados160,43
460000001Sánchez Rodríguez, María1.000,00
465000001Sánchez Rodríguez, María184,64

Cómo contabilizar una nómina con bonificación de formación

Primero se registra la factura de la formación que ha recibido el trabajador y el pago del curso.

Se crea una cuenta contable para este acreedor de servicios con la cuenta 4100/X. Si queremos llevar un control más claro de la parte de formación para la bonificación, podemos optar por crear una cuenta contable 649 por trabajador, o indicar el nombre del trabajador en el concepto. Dependerá de si en tu empresa hay muchas formaciones o pocas a lo largo del año.

El asiento de la factura de formación:

CUENTACONCEPTODEBEHABER
649000000Formación Eva López Sánchez420,00
410000001Instituto Ibérica SL420,00

Cuando aparezca el pago en el extracto bancario lo llevamos a la cuenta de acreedores varios que hemos creado para este acreedor de servicios. El asiento del pago de la factura de formación:

CUENTACONCEPTODEBEHABER
410000001Instituto Ibérica SL420,00
572000000Transf Fra 15 Instituto Ibérica SL420,00

Contabilizar el pago de la nómina

CUENTACONCEPTODEBEHABER
465000001Sánchez Rodríguez, María1184,64
572000000Pago nómina Marzo 20211184,64

Cómo contabilizar una nómina con bonificación

CUENTACONCEPTODEBEHABER
640000000Sueldos y Salarios1436,28
642000000Seguridad Social a cargo de la empresa442,37
476000000Organismos de la Seguridad Social, acreedores533,58
475100001Retenciones practicadas de empleados160,43
465000001Sánchez Rodríguez, María1184,64
471000000Organismos de la Seguridad Social, deudores420,00
740000000Subvenciones, donaciones y legados a la explotación420,00

Contabilización del pago de la seguridad social y bonificación

Los Seguros Sociales los debe pagar la empresa en el mes siguiente al de su devengo. Es decir, para la nómina del mes de Marzo, los seguros sociales correspondientes deberán abonarse antes del 30 de Abril. El pago se puede realizar mediante domiciliación en cuenta o pago en ventanilla.

Dicho esto, cuando llegue el día 30/04/2021 se cargarán en cuenta (si tienes los pagos domiciliados), los seguros sociales y tendrás que realizar el siguiente asiento:

CUENTACONCEPTODEBEHABER
471000000Organismos de la Seguridad Social, deudores420,00
476000000Organismos de la Seguridad Social, acreedores533,58
572000000Pago Seguridad Social Marzo113,58

Comprobación de la contabilización de nómina

Como siempre realizaremos las comprobaciones para ver que queda correctamente contabilizado.

Comprueba la ficha de mayor de la cuenta contable 471 y 465 que quedan con saldo cero.

Además, debes comprobar las cuenta 476 del mes anterior con el pago de este mes de los seguros sociales, listando un sumas y saldos con los filtros:

  • Cuenta contable: del 476000000 a la 4760000000
  • Fecha: del 28/02/2021 a la 30/03/2021

FICHA DE MAYOR DE LA 4760000000

FECHACUENTA CONCEPTODEBEHABERSALDO
28/02/2021465000001Nómina Febrero1184,641184,64
30/03/2021572000000Pago Seguridad Social Febrero1184,640,00
31/03/2021465000001Nómina Marzo1184,641184,64
30/04/2021572000000Pago Seguridad Social Marzo1184,640,00

Con esta comprobación verás como queda a 0 la ficha de mayor

Truco: Para que te sea fácilmente comprobar que la cuenta 476 queda a cero. Lo mejor es que el asiento de nóminas lo contabilices en una fecha diferente al pago de la seguridad social. Es decir, si la Seguridad Social carga en el banco los seguros sociales a fecha 31/03/2021 (esta fecha es inamovible, no queremos descuadrar la contabilidad del banco), el asiento contable de la nómina lo crearemos a 30/03/2021.

* Esta guía sigue en continuas ampliaciones y actualizaciones.

Lee otras guías que te pueden ser de utilidad: Holded

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plantilla de una nomina

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