Ciclo contable: ¿Qué es y cuáles son sus etapas?
¿Qué es el ciclo contable?
El ciclo contable son una serie de etapas que se siguen a la hora de gestionar la contabilidad de la empresa durante un ejercicio contable.
Etapas del ciclo contable
El ciclo contable sigue un orden cronológico en cada uno de sus pasos:
- Balance de situación inicial
- Apertura de la contabilidad
- Registro de las operaciones del ejercicio
- Balance de comprobación de sumas y saldos
- Ajustes por periodificación y regularización de cuentas
- Determinar el resultado
- Cierre de la contabilidad
- Cuentas anuales
- Distribución del resultado
Paso 1. Balance de situación inicial
El balance de situación inicial es el primer paso cuando comiences un ejercicio contable. Es el documento que refleja la situación patrimonial de la que parte un negocio al inicio del ejercicio fiscal.
Una buena práctica, es comprobar que los datos del balance inicial, coinciden con el balance del cierre contable (del ejercicio anterior).
Cómo verás a continuación, sino dispones de un programa contable o ERP, el balance será fundamental para crear el asiento de apertura de la contabilidad. Los programas contables generan un asiento automáticamente, con los datos obtenidos del balance, pero sino dispones de un software, tendrás que hacerlo manualmente en una hoja de excel. Para ello, puedes descargarte esta plantilla de balance de situación que te será de utilidad para crearlo.
Paso 2. Apertura de la contabilidad
El siguiente paso en el ciclo contable, es la elaboración del asiento de apertura.
Como te contaba, con la apertura de la contabilidad se recuperan todos los datos de cierre del ejercicio anterior (si la empresa NO es de nueva creación). Con este paso, se cargan todas las cuentas contables de Activo y se abonan las de Pasivo y Patrimonio Neto.
A partir de la creación de este asiento, se podrá comenzar a registrar operaciones a lo largo del año.
Paso 3. Registro de operaciones
Una vez hayas creado el asiento de apertura, podrás comenzar a elaborar asientos en los que registres las operaciones que vayan sucediendo durante la operativa diaria. Tendrás que llevar un orden cronológico en la creación los apuntes de todas las operaciones durante el ejercicio contable. Éstas quedarán reflejadas en los libros: Diario y Mayor, así como sus modificaciones.
Paso 4. Balances de comprobación de sumas y saldos
Al final de cada mes o del trimestre y al finalizar el año se puede generar un balance de comprobación de sumas y saldos. El objetivo de esta herramienta es corroborar que no existen descuadres. Es un documento de validación. Este es su formato:
Este balance refleja las cuentas que tiene abiertas el plan de cuentas de la empresa y figuran cada uno de los importes de la suma del debe, del haber y el saldo, en la fecha en la que se ha generado la comprobación.
Debes comprobar que no hay descuadres. Para ello debe cumplirse esto:
- Total de Sumas del Debe = Total de Sumas del Haber
- Total de Saldos de Deudores = Total de Saldos de Acreedores
Descarga la plantilla de balance de comprobación de Sumas y Saldos
Paso 5. Ajustes por periodificación y regularización
Su objetivo no es otro que efectuar los ajustes precisos para determinar adecuadamente el resultado del ejercicio al finalizar el periodo contable.
Paso 6. Cálculo del resultado contable
Se saldan todas las cuentas de gastos e ingresos, siendo en todo caso la contrapartida la cuenta 129 Resultado del ejercicio.
Paso 7. Asiento de cierre
El objetivo es cerrar la contabilidad de la empresa en el ejercicio contable. Dado que las cuentas de gastos e ingresos ya están saldadas, el cerrar la contabilidad no supondrá más que saldar las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto que la empresa tenga abiertas.
Generalmente, al contrario que en el asiento de apertura, en este asiento las cuentas de activo se abonarán y las cuentas de pasivo y patrimonio neto se cargarán.
Paso 8. Cuentas anuales
Las cuentas anuales están conformadas por: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
Las empresas que utilizan el PGC de PYMES (Abreviado), es importante recordar que el estado de flujos de efectivo es voluntario, al igual que todas aquellas empresas acogidas al PGC que presentan su balance, estados de cambios en el patrimonio neto y memoria en el modelo abreviado.
Paso 9. Distribución del resultado
La distribución de resultados se debe acordar en un plazo máximo de 6 meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio. Aunque se realiza una vez cerrado el ejercicio contable, se considera parte del ciclo contable.
