Cómo hacer un cashflow en 2023
¿Llevas un control sobre los pagos mensuales de tu negocio? ¿Sabes si tendrás suficiente dinero en tu cuenta para afrontar esos gastos? ¿Te gustaría aprender a gestionar tus cuentas?
Cómo empresario, no quieres tener la incertidumbre de si habrá o no dinero para hacer frente a las cuotas de la seguridad social o los pagos de los impuestos trimestrales. Quieres huir de la lista de morosos de hacienda.
Realizar un seguimiento mensual del dinero que tienes en el banco para hacer frente a los pagos, te puede evitar muchos problemas.
Con la elaboración del cashflow podrás tener un mayor control sobre las finanzas de tu negocio. Quítate peso de encima.
¿Qué es un cashflow?
El cashflow también llamado flujo de caja, es el control de las salidas y entradas de dinero que salen de tus cuentas bancarias y caja.
¿Para qué sirve calcular el flujo de caja?
El control de tesorería permite prever con antelación los gastos a los que tendrás que hacer frente cada mes.
Lleva un control sobre el importe que tienes en el banco para hacer frente a los pagos prioritarios: sueldos, impuestos y cuotas de la seguridad social.
Paso a paso cómo hacer un cashflow
Analiza y crea un listado de todos los pagos mensuales que tendrás que realizar cada mes.
Ingresos de clientes
Debes predecir cuánto cobrarás cada mes para sumar este importe al saldo que tengas en el banco.
Haz un listado con las facturas de clientes pendientes de cobrar y sus fechas de vencimiento.
| CLIENTES | PAGOS | PAGOS PARCIALES O EN VARIOS PLAZOS | FECHA DE VENCIMIENTO |
|---|---|---|---|
| Mónica García Sevilla | 10.000 € | 15/01/23 | |
| Ángela Fernández Cotelo | 300 € | 30/06/23 | |
| Tamara Duarte Marín | 138.000 € | ||
| … | …. | 11.500 € | 15/01/23 |
| … | … | 11.500 € | 15/02/23 |
Otros ingresos
Tienes que preveer otro tipo de ingresos que puedas recibir como pueden ser la devolución de una fianza, la devolución del IVA o ingresos de otro tipo como ingresos de afiliación, de intereses bancarios o de publicidad.
Pagos a proveedores
Para comenzar, identifica todos los pagos que tendrás que pagar los próximos meses según la fecha de vencimiento del pago que figura en cada factura. Tanto los pagos que realizas de forma recurrente como los pagos realizados de forma puntual.
Ten en cuenta que el pago se realiza con el IVA incluido de la factura.
Te pongo algunos ejemplos: el pago del alquiler mensual, compras de material de oficina, el pago por la contratación de obras realizadas en algún local de la empresa, el pago de la empresa de limpieza, de suministros como agua, luz, internet, teléfono, gas natural, el pago a un abogado, o el pago de la asesoría.
Haz un listado de todas las facturas de proveedores tanto de pagos únicos como parciales con su fecha de vencimiento.
| PROVEEDORES / ACREEDORES | PAGOS | PAGOS PARCIALES O EN VARIOS PLAZOS | FECHA DE VENCIMIENTO |
|---|---|---|---|
| Papelería Santiago SL | 1.236 € | 03/02/23 | |
| María Jiménez Pérez | 600 € | 04/04/23 | |
| Excavaciones Marin SA | 3.790 € | ||
| … | …. | 1.790 € | 01/01/23 |
| … | … | 2.000 € | 11/11/23 |
Pagos de la cuota de autónomos
Si eres autónomo o autónomo societario tendrás que hacer frente a la cuota cada mes. Ten en cuenta las próximas subidas de la cuota para prevenir el gasto que supondrá cada mes.
| CUOTA DE AUTÓNOMOS | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| Cuota de autónomos Enero | 283,02 € | 31/01/23 |
| Cuota de autónomos Febrero | 284,50 € | 28/02/23 |
| Cuota de autónomos Marzo | 285,44 € | 31/03/23 |
| …. | ……. | …… |
Pagos de sueldos
Para realizar el cálculo del pago de los salarios puedes sacar el total de tu software de RRHH o solicitarlo a tu asesoría laboral.
También puedes echar un vistazo al artículo cómo contabilizar una nómina.
En general, la asesoría laboral suele exportar una remesa con todos los gastos de personal para que el autónomo o la empresa suba la remesa a su banco, generando un único pago por todos los salarios que vendrá reflejado en un movimiento cada mes de tu cuenta bancaria.
Este pago será el salario neto que percibirán tus empleados en su cuenta bancaria una vez deducidas las retenciones de IRPF y la cuota de la seguridad social que la detallarás en otro apartado.
Los gastos de personal pueden variar en función de complementos, de las horas extra, de variaciones en la retención IRPF que solicite el propio empleado, de aumentos o disminuciones en la contratación de empleados, bajas de empleados, indemnizaciones, adelantos de sueldos o incluso la posibilidad de que alguno de tus empleados haya contraído una deuda con la seguridad social o hacienda y tengas que hacer la retención e ingresarla en el organismo correspondiente.
Lo que supondrá un pago que tendrás reflejar en tu cash flow como otros gastos.
En este tipo de casos, hacienda o la seguridad social te envían un reconocimiento de deuda para que realices la retención en el sueldo de tu empleado al igual que ocurriría si dejases de pagar tus impuestos o cuotas de la seguridad social y el organismo correspondiente tuviese conocimiento de que estás percibiendo ingresos de algún tipo.
| SUELDOS MENSUALES | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| Pago de salarios Enero | 15.670,50 € | 31/01/23 |
| Pago salarios Febrero | 15.670,50 € | 28/02/23 |
| Pago salarios Marzo | 15.670,50 € | 31/03/23 |
| …. | ……. | …… |
Pagos de la seguridad social
Cada mes, por el pago total de los salarios de tus empleados, tendrás que pagar una cotización derivada del pago de los salarios para tu hacer frente a la seguridad social de tus trabajadores. Por lo general suele ser entorno a un 30% – 33% del salario bruto de tus empleados.
| SUELDOS MENSUALES | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| Cuota de la seguridad social Enero | 5.600,00 € | 31/01/23 |
| Cuota de la seguridad social Febrero | 5.600,00 € | 28/02/23 |
| Cuota de la seguridad social Marzo | 5.600,00 € | 31/03/23 |
| …. | ……. | …… |
Pago de retenciones de IRPF empleados y proveedores
Diferencia el pago del Modelo 115 del Modelo 111.
El pago de las retenciones de IRPF de empleados se refleja en el Modelo 111. Además, en este modelo también se incluyen las retenciones de IRPF de proveedores. Si tienes alguna factura de un proveedor o acreedor que haya retenido el 15% o 7% en su factura deberás sumar ese importe a la suma del pago que realices en el Modelo 111.
| PAGO MODELO 111 | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| PAGO MODELO 111 – 4 TRIMESTRE 2021 | 2.250,50 € | 20/01/23 |
| PAGO MODELO 111 – 1 TRIMESTRE | 2.250,50 € | 15/04/23 |
| PAGO MODELO 111 – 2 TRIMESTRE | 2.250,50 € | 15/07/23 |
| PAGO MODELO 111 – 3 TRIMESTRE | 2.250,50 € | 15/10/23 |
| PAGO MODELO 111 – 4 TRIMESTRE | 2.250,50 € | 20/01/24 |
Pago de retenciones de IRPF alquileres
Algunas facturas de alquileres reflejarán la retención del 19% para IRPF. Cada trimestre deberás pagar la suma de los importes retenidos con el Modelo 115.
| PAGO MODELO 115 | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| PAGO MODELO 115 – 4 TRIMESTRE 2021 | 250,50 € | 20/01/23 |
| PAGO MODELO 115 – 1 TRIMESTRE | 250,50 € | 15/04/23 |
| PAGO MODELO 115 – 2 TRIMESTRE | 250,50 € | 15/07/23 |
| PAGO MODELO 115 – 3 TRIMESTRE | 250,50 € | 15/10/23 |
| PAGO MODELO 115 – 4 TRIMESTRE | 250,50 € | 20/01/24 |
Pagos de préstamos
Cuando contratas un préstamo te proporcionan un cuadro de amortización como este:
Si no lo tienes solicítalo a tu agente bancario o descárgalo en el área de cliente de tu cuenta bancaria.
Este cuadro te será de utilidad para poder tener una previsión sobre las cuotas que te pasará el banco cada mes.
Las cuotas incluyen los gastos de intereses y comisiones del banco por lo que suelen ser importes diferentes cada mes.
Dependiendo del banco o el tipo de préstamo, pueden pasarte por tu cuenta bancaria la cuota fija en un movimiento y los gastos de intereses y comisiones en otro movimiento separado:
| GASTOS BANCARIOS | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| Cuota del préstamo Enero | 261 € | 01/01/23 |
| …. | 261 € | 01/02/23 |
| …. | 261 € | 01/03/23 |
| Intereses y gastos bancarios Enero | 22,02 € | 01/01/23 |
| …. | 22,50 € | 01/02/23 |
| …. | 23,44 € | 01/03/23 |
| …. | 25,31 € | 01/04/23 |
| …. | 26,12 € | 01/05/23 |
| …. | ……. | …… |
o puede pasarte el importe sumado en un único pago mensual:
| GASTOS BANCARIOS | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| Cuota del préstamo Enero | 283,02 € | 01/01/23 |
| Cuota del préstamo Febrero | 283,50 € | 01/02/23 |
| Cuota del préstamo Marzo | 284,44 € | 01/03/23 |
| …. | ……. | …… |
Pagos del impuesto del IVA
Una vez identificado el total de pagos a proveedores que tendrás que hacer cada mes podrás realizar una previsión de lo que te tocará a pagar de IVA.
Calcula el 21% de las facturas de ventas y réstale el 21% del importe total de las facturas de proveedores cada trimestre.
| PAGOS IVA | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| LIQUIDACIÓN IVA 4 TRIMESTRE 2021 | 245,98 € | 20/01/23 |
| LIQUIDACIÓN IVA 1 TRIMESTRE | 345,90 € | 15/04/23 |
| LIQUIDACIÓN IVA 2 TRIMESTRE | 230,66 € | 15/07/23 |
| LIQUIDACIÓN IVA 3 TRIMESTRE | 234,23 € | 15/10/23 |
| LIQUIDACIÓN IVA 4 TRIMESTRE | 1234,50 € | 20/01/24 |
| …. | ……. | …… |
Otros gastos
Desglosa otros gastos a los que tengas que hacer frente que no cuentes con factura.
Por ejemplo: el pago de una fianza, comisiones bancarias, el pago de alguna tasa, el pago de alguna multa, etc.
| GASTOS | IMPORTE | FECHA DE PAGO |
|---|---|---|
| Entrega de fianza | 1.500 € | 01/05/2023 |
| Comisiones bancarias | 6 € | 01/01/2023 |
| …. | 6 € | 01/02/2023 |
| Tasa del IAE | 90 € | 01/03/2023 |
| .. | 90 € | 01/06/2023 |
| Comunidad de Vecinos | 50 € | 01/01/2023 |
| …. | 50 € | 01/02/2023 |
| …. | 50 € | 01/03/2023 |
| …. | ……. | …… |
Cálculo de los flujos de caja
Cuando tengas claros todos los cobros que vas a recibir y los pagos a los que tienes que hacer frente cada mes del año con su fecha de vencimiento, en un excel calcula el total a cobrar y pagar cada mes por categoría:
| SALDO BANCARIO | ENERO | FEBRERO |
|---|---|---|
| SALDO INICIAL TOTAL | 27.500 € | 22.197,46 € |
| -> Cuenta Banco Santander | 24.000 € | 18.697,46 € |
| -> Cuenta Abanca | 3.500€ | 3.500€ |
| COBROS | ENERO | FEBRERO |
|---|---|---|
| COBROS CLIENTES | 21.500 € | 11.500 € |
| TOTAL COBROS | 21.500 € | 11.500 € |
| PAGOS | ENERO | FEBRERO |
|---|---|---|
| PAGO CUOTA AUTÓNOMOS | 283,02 € | 284,50 € |
| PAGO TOTAL IMPUESTOS | 3.030 € | |
| -> Liquidación Modelo 115 | 250,50 € | |
| -> Liquidación Modelo 111 | 2.250,50 € | |
| -> Liquidación Modelo 303 | 245,98 € | |
| CUOTA TOTAL PRÉSTAMOS | 283,02 € | 283,50 € |
| PAG. TOTAL PROVEEDORES | 1.790 € | 1.236 € |
| PAGO SALARIOS | 15.670,50 € | 15.670,50 € |
| COTIZACIÓN SEG. SOCIAL | 5.600,00 € | 5.600,00 € |
| OTROS GASTOS TOTALES | 56 € | 56 € |
| TOTAL PAGOS | 26.802,54 € | 23.130,50 € |
| SALDO BANCARIO | ENERO | FEBRERO |
|---|---|---|
| SALDO FINAL TOTAL | 22.197,46 € | 10.566,96 € |
| -> Cuenta Banco Santander | 18.697,46 € | 7.066,96 € |
| -> Cuenta Abanca | 3.500€ | 3.500 € |
Para saber si en cada cuenta bancaria habrá dinero suficiente para hacer frente a los pagos, calcula los importes totales de los recibos domiciliados de cada cuenta bancaria para ver si habrá cada mes saldo suficiente para hacer frente a los pagos.
En este ejemplo, vemos que a finales de febrero quedan en total en las cuentas bancarias 10.566,96 €. Tendremos que ver si el mes de Marzo y Abril habrá suficiente saldo en el banco para hacer frente a los pagos de impuestos trimestrales, sumando los siguientes cobros que vayamos a tener al saldo final y restando los pagos que tenemos que hacer frente ese mes.
Si no hay dinero suficiente realiza un traspaso de una cuenta a otra con la suficiente antelación para que no te pille el toro.
En tu cuenta bancaria puedes crear una automatización para que se haga un traspaso mensual de una cuenta a otra y no tener que preocuparte por posibles descubiertos en tu cuenta bancaria.
Consejos para gestionar correctamente tu flujo de caja
-> Acumula suficientes ahorros en tus cuentas bancarias
Asegúrate de tener un colchón suficiente de dinero en el banco. Para cualquier negocio es de vital importancia crear un Fondo de Emergencia. Ahorra 6 meses del total de todos tus gastos mensuales en una cuenta bancaria a la que poder acudir en caso de escasez de liquidez. Esto te permitirá vivir más tranquilo y con mayor paz mental.
-> Acuerda con tus clientes los términos de pago de tus servicios
Todos sus clientes deben conocer tus condiciones de venta. Comunícalas desde la primera reunión, tanto en el contrato como en las facturas que le hagas llegar. Lo mejor es asegurarse de recibir una parte por adelantado antes de realizar el servicio. También te recomiendo que establezcas una cláusula en tus condiciones de venta, en la que figure una penalización por pagos atrasados. Acuerda todo por escrito y firmado desde el inicio de la relación comercial.
Conocer la fecha de vencimiento de cada cobro te dará la seguridad de poder estimar los ingresos que tendrás cada mes.
-> Emite tus facturas a tiempo
La mejor manera de administrar tu flujo de efectivo es tener un sistema de pagos profesional y automatizado para tu facturación y pagos. Esto te permitirá prevenir cuánto, cuándo y en qué cuenta bancaria entrarán los ingresos de tus ventas. El dinero debe entrar de forma regular en tus cuentas, para mantener un negocio a flote y para que esto suceda debes asegurarte de que estás facturando correctamente a tus clientes.
Sabes que de un mes a otro, la cantidad de trabajo que realizas puede variar, lo que dificulta la predicción de ingresos y gastos que puedes obtener, por lo que para ayudarte a reducir las incertidumbre en los flujos de caja, envía las facturas lo antes posible.
Depende de ti y de lo que hayas negociado con tu cliente, decidir cuando quieres emitir una factura. Algunos clientes pueden pedirte en el último minuto retrasar algún pago, pero otros te pagarán de inmediato, esto significa que cuanto antes envíes su factura, más rápido realizarán el pago.
Tan pronto como termines el trabajo, envía la factura a tu cliente e incluye siempre lo siguiente:
- Tus datos fiscales
- Número de factura
- La fecha de emisión de factura
- Facturado a: El nombre, el nif y la dirección del cliente
- Todos los artículos o servicios, cantidad, descripción e importe total desglosando el IVA.
- Sus condiciones de pago y detalles.
- Información sobre protección de datos
Es mejor enviarlo por correo electrónico para que quede constancia y tener una copia de cuándo y a quién se envió en caso de que tengas discrepancias sobre el pago.
-> Crea previsiones de tesorería
Pronosticar tu flujo de caja por adelantado es una buena manera de obtener una imagen de cómo serán tus ingresos futuro. Mira tanto los gastos que debe pagar como los ingresos que debes recibir en un período específico. Los gastos recurrentes normalmente son fijos para cada mes, por lo que es mucho más fácil predecir la cantidad que necesitarás. Estimar cuántos de tus ingresos debes ahorrar para cubrir estos gastos es una buena manera de asegurarte de que no llegar a números rojos.
-> Utiliza un excel o un software para llevar el control
Utilizar un software de gestión financiera o un excel que vayas alimentando cada mes con nueva información (sin realizar numerosas copias), puede ayudarte como autónomo o empresario a tener el control sobre tus cobros y pagos.
Es tu turno, ponte manos a la obra y elabora tus flujos de caja mensuales. Pon en orden tus finanzas.
